Total Quality Managemen dan Six Sigma

TOTAL QUALITY MANAGEMENT

Total Quality Management atau TQM terdiri dari tiga kata, yaitu Total yang berarti keseluruhan, Quality yang berarti kualitas atau tingkat keunggulan suatu barang atau jasa, dan Management yang berarti tindakan atau cara pengendalian. Jika didefinisikan dari ketiga kata tersebut maka definisi Total Quality Management (TQM) adalah sistem manajemen yang berorientasi pada kepuasan pelanggan, dengan kegiatan yang diupayakan melalui perbaikan atau perubahan secara terus menerus. Proses Perbaikan ini berlaku disetiap Level Operasional, Area Fungsional, dan Menggunakan Sumber Daya yang ada baik Manusia, Material, Waktu, Modal, Informasi dan lainnya. TQM adalah Quality Management yang merupakan Tanggung Jawab semua Level Organisasi dengan Top Management sebagai Pengendali. TQM merupakan sebuah Definisi dari aktivitas dan kegiatan yang menggunakan alat bantu seperti  :

Quality Planning (Perencanaan Kualitas)

Perencanaan Kualitas (Quality Planning) adalah penetapan dan pengembangan tujuan dan kebutuhan untuk sebuah kualitas serta penerapan sistem kualitas yang telah ditetapkan sebelumnya.  Perencanaan merupakan bagian dari sebuah Manajemen Strategi, sehingga Arah dan Tujuan Organisasi dapat jelas dimengerti dan dipahami seluruh level organisasi.  Dan dalam jangka panjang, tujuan organisasi harus selalu mengarah pada Quality First atau kualitas yang pertama.

Quality Control (Pengendalian Kualitas)

Teknik dan aktivitas operasional yang dipergunakan untuk memenuhi persyaratan kualitas. Setiap perencanaan yang telah dieksekusi atau dilaksanakan perlu memnuhi syarat kontrol dan monitoring yang tepat dan berkala.  Pengendalian kualitas merupakan arahan agar Quality Planning berjalan sesuai koridor arah dan tujuan organisasi.

Quality Assurance (Jaminan Kualitas)

Tindakan yang terencana dan sistematik yang diimplementasikan dan didemonstrasikan guna memberikan kepercayaan yang cukup bahwa produk dan jasa layanan Anda akan memuaskan kebutuhan kualitas tertentu. Dengan adanya sistematika pengendalian kualitas, maka output dan outcome organisasi Anda akan menjadi sebuah brand ternama yang terjamin mutu dan kualitasnya.  Disinilah Anda dan tim memerlukan feedback dari pihak internal ataupun eksternal tentang produk dan jasa yang telah diberikan.

Quality Improvement (Peningkatan Kualitas)

Tindakan yang diambil guna meningkatkan nilai produk dan jasa untuk pelanggan melalui peningkatan efektivitas dan efisiensi dari proses dan aktivitas melalui struktur organisasi.  Dengan banyaknya inputan, masukan, kritikan dan umpan balik (feedback), maka Anda akan memasuki tahapan berikutnya dari sebuah Quality Management yakni Peningkatan Kualitas atau Quality Improvement.

Empat Besaran mengenai Konsep Dasar Total Quality Improvement cukup memperjelas Keterkaitan satu dan lainnya dalam Pengembangan Budaya Improvement dalam Perusahaan Anda.  Meski cukup banyak definisi tentang Manajemen Kualitas, namun pada dasarnya Quality Management selalu berfokus pada Perbaikan Berkesinambungan untuk Peningkatan Pelayanan Pelanggan, baik internal atau eksternal.  

SIX SIGMA

Six Sigma merupakan suatu alat manajemen yang digunakan untuk menggantikan Total Quality Management. Six Sigma sangat terfokus terhadap pengendalian kualitas dalam mendalami sistem produksi perusahaan secara keseluruhan, selain itu Six Sigma sangat terfokus pada peningkatan kepuasan pelanggan. Six Sigma memiliki tujuan untuk menghilangkan cacat produksi, memangkas waktu produksi, dan meminimalkan biaya.

Untuk melakukan peningkatan terus menerus menuju target Six Sigma dibutuhkan suatu pendekatan yang sistematis, berdasarkan ilmu pengetahuan dan fakta (systematic, scientific and fact based) dengan menggunakan peralatan, pelatihan dan pengukuran sehingga ekspektasi dan kebutuhan pelanggan dapat terpenuhi (Simon, 2005). Saat ini terdapat dua pendekatan yang biasa digunakan dalam Six Sigma, yaitu :

DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve and Control)

Metodologi DMAIC digunakan saat sudah terdapat produk atau proses di perusahaan, namun belum dapat mencapai spesifikasi yang ditentukan oleh pelanggan.

1. Define, menentukan tujuan proyek dan ekspektasi pelanggan.
2. Measure, mengukur proses untuk dapat menentukan kinerja sekarang atau sebelum mengalami perbaikan.
3. Analyze, menganalisa dan menentukan akar permasalahan dari suatu cacat atau kegagalan.
4. Improve, memperbaiki proses menghilangkan atau mengurangi jumlah cacat atauu kegagalan.
5. Control, mengawasi kinerja proses yang akan datang setelah mengalamai perbaikan.

DMADV (Define, Measure, Analyze, Design and Verify)

Metodologi DMADV dapat digunakan pada tempat / perusahaan yang belum terdapat produk maupun proses atau pada perusahaan yang sudah memiliki produk maupun proses dan sudah dilakukan optimisasi (menggunakan DMAIC ataupun metode yang lain) namun tetap saja tidak bisa mencapai level spesifikasi yang ditetapkan berdasarkan pelanggan atau sigma level.

1. Define, menentukan tujuan proyek
2. Measure, mengukur dan memutuskan spesifikasi dan kebutuhan pelanggan.
3. Analyze, menganalisa beberapa proses pilihan yang sesuai dengan kebutuhan pelanggan.
4. Design, merancang proses secara terperinci yang sesuai dengan kebutuhan pelanggan.
5. Verify, menguji kemampuan dan kekuatan hasil rancangan agar sesuai dengan kebutuhan pelanggan.

Perbedaan Total Quality Management (TQM) dengan Six Sigma

Total Quality Management hanya memberikan petunjuk secara umum, sehingga hanya seorang pemimpin bisnis yang berbakat saja yang mempu menerjemahkan Total Quality Management ke dalam operasional sehari-hari. Total Quality Management juga hanya memberikan petunjuk mengenai menjaga dan meningkatkan kualitas, tetapi sulit untuk membuktikan keberhasilan pencapaian peningkatan kualitas.

Kemudian pada tahun 1950 muncul konsep Total Quality Control yang menunjukkan bahwa kualitas produk dapat ditingkatkan dengan cara memperpanjang jangkauan standar kualitas ke area engineering dan puchasing. Namun, terdapat permasalahan dari pelaksanaan konsep Total Quality Control, yaitu terlalu fokus pada kualitas dan tidak memperhatikan isu bisnis kritis lainnya. Implementasi Total Quality Control menciptakan pemahaman bahwa masalah kualitas adalah masalah Departemen Quality Control, padahal masalah kualitas biasanya berasal dari ketidakmampuan departemen lain dalam perusahaan yang sama. Penekanan umumnya pada standar minimum kualitas produk, bukan pada bagaimana meningkatkan kinerja produk. Sedangkan Six Sigma dalam pelaksanaannya menunjukkan hal-hal yang menjadi solusi dari permasalahan-permasalahan yang timbul dari pelaksanaan konsep Total Quality Control, yaitu Menggunakan isu biaya, cycle time, dan isu bisnis lainnya sebagai bagian yang harus diperbaiki.

Six Sigma tidak menggunakan ISO 9000 dan Malcolm Baldrige Criteria, tetapi fokus pada penggunaan alat untuk mencapai hasil yang terukur. Six Sigma memadukan semua tujuan organisasi dalam satu kesatuan. Kualitas hanya salah satu tujuan, tidak berdiri sendiri atau lepas dari tujuan bisnis lainnya. Six Sigma menciptakan agen perubahan yang bukan bekerja di Quality Departement. Green Belt adalah para operator yang bekerja pada proyek Six Sigma.